Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình để tổ chức sự kiện

Những năm gần đây, dịch vụ tổ chức sự kiện đã phát triển không ngừng và ngày càng khẳng định được vị thế trong ngành dịch vụ. Đó là lựa chọn hàng đầu của các bạn trẻ năng động, có sức sáng tạo và đam mê thể hiện mình. Bạn đang tìm hiểu tổ chức sự kiện là gì?

Vậy bạn có tự tin rằng đã hiểu rõ dịch vụ hiện đang hot này không? Hãy để chúng tôi giúp bạn hiểu hơn về ngành dịch vụ tổ chức sự kiện thông qua bài viết này nhé.

SỰ KIỆN LÀ GÌ?

Sự kiện (hay còn gọi là event) có thể được hiểu là các hoạt động của con người có chủ đích diễn ra tại một thời điểm, một địa điểm nhất định. Tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó. Từ đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.

Đó có thể là các hoạt động có ý nghĩa tầm cỡ được truyền thông quan tâm như World Cup, Sea Game, Cuộc thi hoa hậu,… Hay cũng có thể là các sự việc mang ý nghĩa cá nhân, gia đình gắn với đời sống thường ngày và phong tục tập quán như : đám cưới, sinh nhật,… Hoặc các hoạt động liên quan đến hoạt động thương mại và marketing : hội nghị, hội thảo, giới thiệu sản phẩm, lễ khai trương,…

Đọc thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện ở hà nội

TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ?

Tổ chức event, sự kiện là tổ chức các hoạt động thông qua các hình thức hội thảo, hội nghị, triển lãm, tiệc,… trong các lĩnh vực văn hóa, thương mại, kinh doanh,… Từ đó, nhằm gửi gắm thông điệp mà người tổ chức sự kiện muốn công chúng và khách hàng nhận thức được.

Trong quá trình tổ chức sự kiện, các đơn vị có trách nhiệm thực hiện theo kế hoạch. Theo dõi và hoàn thành các phần của sự kiện diễn ra suôn sẻ. Bắt đầu từ việc hình thành ý tưởng ban đầu cho đến khi sự kiện kết thúc.

TỔ CHỨC SỰ KIỆN BAO GỒM LĨNH VỰC NÀO ?

Tổ chức sự kiện là công việc bao hàm khá rộng các lĩnh vực trong đời sống như:

• Business events: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh
• Corporate events: Các hoạt động sự kiện của doanh nghiệp như các ngày lễ kỷ niệm, sự kiện tri ân, tiệc cuối năm,…
• Sports events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao
• Exhibition events: Các sự kiện triển lãm, trưng bày, giới thiệu sản phẩm,…
• Sales events: Các sự kiện liên quan đến buôn bán hàng hóa
• Festival events: Sự kiện liên hoan, lễ hội
• Concert events: Các sự kiện hòa nhạc, đêm nhạc hòa tấu
• Entertainment events: Các sự kiện hoạt động mang tính chất giải trí
• Movie events: Các hoạt động sự kiện phim ảnh
• Workshop event: Sự kiện hội thảo, hội nghị
• Product brand events: Các hoạt động sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm

NHÂN VIÊN TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ ?

Trong mỗi event, nhân viên tổ chức sự kiện luôn xuất hiện và đóng vai trò vô cùng quan trọng. Họ được coi như một nghệ sĩ dùng sự sáng tạo, tỉ mỉ và cẩn thận của bản thân để tạo nên sự kiện hoàn hảo. Họ sắp xếp và chạy chương trình theo kế hoạch để tránh gây ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện.

Yêu cầu đối với một nhân viên tổ chức sự kiện thì sự sáng tạo là ưu tiên hàng đầu. Ngoài ra, kiến thức chuyên môn, tính tổ chức, làm việc nhóm,… nhằm đảm bảo tính đồng bộ cho sự kiện. Ngoài ra, nhân viên tổ chức luôn phải chịu nhiều áp lực nên cần một tâm lý vững và thái độ chuẩn mực trong công việc.

CÁC YẾU TỐ ĐỂ TRỞ THÀNH MỘT NGƯỜI TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP

Mỗi ngành nghề lại có một yêu cầu khác biệt để có thể trở thành một người chuyên nghiệp. Đối với một Eventor, ngành nghề này lại càng đòi hỏi người theo đuổi cần có sự hiểu biết và những kỹ năng đặc thù và mỗi ngày đều phải rèn luyện và nâng cao khả năng chuyên môn để phù hợp với những thay đổi của thời đại.

• Kiến thức về ngành nghề

Để trở thành một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đòi hỏi bạn cần có kiến thức rất rộng về các ngành nghề trong các lĩnh vực khác nhau. Hôm nay bạn sẽ nhận được yêu cầu tổ chức một sự kiện hoành tráng cho thương hiệu này, ngày mai lại có yêu cầu tổ chức sự kiện nhỏ hơn cho nhãn hàng kia…Cho dù quy mô như thế nào cũng đòi hỏi hiểu biết nhất định và kiến thức chuyên môn để có thể dễ dàng nắm bắt được yêu cầu và xử lí thông tin của khách hàng một cách tốt nhất để tránh lạc đề hoặc đưa đến những hoạt động không cần thiết và rườm rà.

• Kỹ năng bao quát, tỉ mỉ đến từng chi tiết

Khả năng bao quát là một yếu tố quan trọng bậc nhất của một người tổ chức sự kiện. Người làm sự kiện cần đặt mình vào góc độ của những người tham gia sự kiện, dưới mọi góc nhìn để nắm bắt được những gì đang diễn ra và xử lí tình huống một cách kịp thời và hiệu quả. Bên cạnh khả năng tổng quát những cái nhìn tỉ mỉ và cụ thể cũng rất cần thiết bởi chỉ cần một sự sơ suất nhỏ trong sự kiện cũng sẽ dẫn đến những hậu quả khôn lường. Bởi một sự kiện ảnh hưởng tới rất nhiều người dưới nhiều hình thức khác nhau. Người làm sự kiện cần phải lường trước được những nguy cơ và có những phương án đảm bảo an toàn cho sự kiện đó.

• Khả năng sáng tạo và nhanh nhạy

Đối với một người làm sự kiện, “đạo đức nghề nghiệp” khiến bạn cần phải liên tục đưa ra những ý tưởng mới cho khách hàng. Điều này vừa dễ vừa khó bởi phải nắm chắc Insight của khách hàng mới có thể đem lại được những gì họ mong muốn: ý nghĩa, thông điệp mà sự kiện mang lại. Vừa phải kết hợp được yếu tố sẵn có của doanh nghiệp, vừa cần truyền tải những yếu tố mới mẻ nhưng có sự liên kết chặt chẽ, một người tổ chức sự kiện giỏi sẽ giải được bài toán để đưa ra đáp án phù hợp và làm khách hàng hài lòng.

• Thật nhiều kinh nghiệm

Kiến thức là yếu tố cần nhưng chưa bao giờ là yếu tố đủ. Có hàng trăm loại sự kiện khác nhau và mỗi sự kiện lại có một đặc thù riêng, chính vì vậy việc thu nạp những kiến thức thực tế từ sự kiện là điều vô cùng quan trọng. Sự kiện lớn hay nhỏ đều không quan trọng, quan trọng tại mỗi sự kiện bạn cần hoàn thiện kỹ năng, khả năng tư duy, ứng biến và xử lí tình huống một cách nhanh chóng. Trải nghiệm càng nhiều vốn hiểu biết của bạn càng gia tăng và nhờ đó khi đến với những sự kiện lần sau đều có các phương hướng giải quyết mà bạn đã vạch sẵn ra trong đầu

VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN

• Tổ chức sự kiện chủ yếu phục vụ các hoạt động PR, marketing, gia tăng khách hàng, nâng cao uy tín thương hiệu. Đôi khi tổ chức sự kiện nhằm mục đích bàn hàng hoặc hội họp, giải trí lễ kỷ niệm, tiệc tân niên, gala dinner. Tổ chức sự kiện được tạo ra chủ yếu để thu hút được sự quan tâm của công chúng và đối tượng mục tiêu sự kiện muốn hướng đến.
• Tổ chức sự kiện có vai trò là một công cụ quan trọng trong hoạt động quảng bá thương hiệu, sản phẩm. Nó chỉ đứng sau các hoạt động như quảng cáo và nghiên cứu thị trường.
• Doanh nghiệp tổ chức event chủ yếu nhằm đánh bóng tên tuổi cho thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ. Qua đó, tiếp cận được khách hàng mục tiêu và thúc đẩy doanh số bán hàng. Sự kiện thành công sẽ tạo ra những tác động truyền thông hiệu quả. Ngược lại nếu thất bại, nó sẽ làm giảm giá trị thương hiệu trên thị trường.

CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC

Tổ chức sự kiện bao gồm nhiều các lĩnh vực trong đời sống. Do đó, các loại hình tổ chức sự kiện cũng hết sức đa dạng. Phân loại theo mục đich, các sự kiện không nằm ngoài 4 loại sau :

• Sự kiện kỉ niệm (Anniversary event): những sự kiện lễ hội hoặc những sự kiện xã hội nhằm mục đích kỉ niệm. Bao gồm các lễ hội truyền thống, kỷ niệm ngày thành lập, sinh nhật, đám cưới,…
• Sự kiện giáo dục (Educational event): những sự kiện được tổ chức nhằm mục đích huấn luyện, truyền đạt thông tin mang tính giáo dục. Bao gồm : hội nghị, hội thảo, lễ tốt nghiệp, lễ phát bằng,…
• Sự kiện tiếp thị (Marketing event): những sự kiện được tổ chức nhằm thu hút sự chú ý và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ. Bao gồm : hội chợ, giới thiệu sản phẩm, lễ khánh thành, khai trương,…
• Sự kiện khen thưởng, tri ân (Gratitude event: những sự kiện nhằm mục đích tôn vinh, thể hiện lòng kính trọng đối với những đóng góp của một cá nhân, tập thể. Ví dụ : lễ tưởng niệm, lễ trao giải,…

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Mỗi event, sự kiện thường mang nhiều đặc điểm và tính chất khác nhau. Vì vậy, quy trình tổ chức sự kiện đối với mỗi event cũng không giống nhau hoàn toàn. Mỗi một sự kiện cần lập kế hoạch và kịch bản chương trình (proposal) rõ ràng:

GIAI ĐOẠN TRƯỚC KHI DIỄN RA SỰ KIỆN

• Tìm hiểu về nguyện vọng của đơn vị tổ chức sự kiện về loại hình sự kiện mà họ muốn tổ chức.
• Nghiên cứu các yếu tố có thể tác động đến sự kiện như : mục tiêu, ngân sách, nhân sự, các yếu tố ngoại cảnh,…
• Lên ý tưởng và lập kế hoạch cụ thể cho sự kiện, lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện, quy trình diễn ra sự kiện,…
• Vận chuyển, lắp đặt và trang trí cho sự kiện.
• Quảng bá truyền thông cho sự kiện.
• Đề ra các phương án dự phòng cho sự kiện.

GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN SỰ KIỆN

• Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện
• Tổ chức quản lý và điều hành các diễn biến chính của sự kiện
• Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện
• Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện
• Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện
• Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới
• Đội ngũ hậu cần thực hiện các công việc chuẩn bị phía sau cánh gà, tổ chức lắp đặt thiết bị âm thanh ánh sáng sự kiện

KẾT THÚC SỰ KIỆN

Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện bao gồm:

• Xúc tiến và quảng bá sự kiện
• Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện
• Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện
• Chăm sóc khách hàng.